Як розрахувати потрібну кількість брендованих екосумок для заходу чи промоакції

Для початку розділіть усіх гостей на категорії.

Якщо сумка входить до welcome-набору і її отримує кожен учасник, базовий тираж визначається кількістю людей, які фактично мають бути присутніми на заході.

Якщо сумки призначені лише для спікерів, партнерів, VIP-гостей або команди, рахуйте кожну категорію окремо.

А якщо це подарунок за певну дію – наприклад, участь в активності на фестивалі чи покупку в день відкриття магазину, – орієнтуватися потрібно на прогнозовану кількість таких дій, а не на загальну кількість відвідувачів.

Кількість зареєстрованих учасників не завжди дорівнює кількості людей, які прийдуть на подію. Тому для прогнозу корисно подивитися на статистику попередніх заходів: скільки людей зареєструвалися і скільки фактично були присутні. Якщо власної статистики немає, варто врахувати формат заходу, спосіб реєстрації та досвід його організаторів.

Окремо порахуйте сумки для спікерів, партнерів та команди, якщо вони також отримуватимуть мерч.

Якщо сумки роздають на промозоні, немає сенсу замовляти їх за кількістю всіх відвідувачів фестивалю.

Важливіше оцінити, скільки людей реально контактуватимуть із вашим стендом і скільки з них отримають сумку. Якщо вона є подарунком за участь в активності, реєстрацію або іншу цільову дію, розрахунок стає ще точнішим.

Очікувана кількість отримувачів + обґрунтований резерв = орієнтовний тираж.

Відкриття магазину: враховуйте умови промоакції

Якщо екосумку отримують перші 200 покупців, тираж має відповідати саме цій кількості. Якщо подарунок передбачений для кожного клієнта, який зробить покупку на певну суму, кількість сумок варто прогнозувати за очікуваною кількістю таких покупок.

Тобто, для відкриття магазину важливо рахувати не всіх відвідувачів, а саме тих, хто за умовами акції має отримати сумку.

Корпоративний захід: сформуйте список

Для внутрішньої події все простіше. Сформуйте список майбутніх отримувачів: співробітники, партнери, спікери, гості.

Якщо кількість учасників ще може змінитися, передбачте невеликий резерв. Але замовляти значно більше «про всяк випадок» теж не варто.

Надлишковий тираж – це не лише додаткові витрати. Якщо на сумці є дата, назва конкретної події або сезонний дизайн, використати залишки пізніше може бути складно.

Водночас замовляти рівно одну сумку на кожного запланованого отримувача теж не завжди практично. Невеликий резерв допоможе врахувати зміни кількості гостей або непередбачені ситуації.

Оптимальний запас залежить від формату заходу, точності прогнозу та можливості використати залишки в майбутньому. Універсального відсотка для всіх подій немає.

Простий алгоритм

Перед замовленням дайте відповідь на чотири запитання:

• Хто отримає сумку?
• Скільки таких людей очікується?
• Як саме сумки роздаватимуть?
• Чи можна буде використати залишки після заходу?

Після цього розрахунок стає простим: кількість запланованих отримувачів + окремі категорії гостей + обґрунтований резерв = тираж.

І ще один момент – терміни. Кількість учасників може змінюватися майже до самого заходу, але виробництву потрібен час на пошиття, брендування та доставку. Тому остаточний тираж необхідно визначити завчасно, залишивши можливість скоригувати його, якщо це дозволяють терміни.

Ми у Lavasta Factory можемо допомогти підібрати оптимальний тираж під конкретний сценарій: достатньо розповісти, який це захід, скільки людей очікується та як планується роздавати сумки.