Как рассчитать необходимое количество брендированных экосумок для мероприятия или промоакции?

Для начала разделите всех гостей на категории.

Если сумка входит в welcome-набор и её получает каждый участник, базовый тираж определяется количеством людей, которые фактически должны присутствовать на мероприятии.

Если сумки предназначены только для спикеров, партнёров, VIP-гостей или команды, рассчитывайте каждую категорию отдельно.

А если это подарок за определённое действие — например, участие в активности на фестивале или покупку в день открытия магазина, — ориентироваться нужно на прогнозируемое количество таких действий, а не на общее число посетителей.

Количество зарегистрированных участников не всегда равно количеству людей, которые придут на мероприятие. Поэтому для прогноза полезно посмотреть статистику предыдущих мероприятий: сколько людей зарегистрировались и сколько фактически присутствовали. Если собственной статистики нет, стоит учитывать формат мероприятия, способ регистрации и опыт его организаторов.

Отдельно рассчитайте сумки для спикеров, партнёров и команды, если они также будут получать мерч.

Если сумки раздают в промозоне, нет смысла заказывать их по количеству всех посетителей фестиваля.

Важнее оценить, сколько людей действительно будут контактировать с вашим стендом и сколько из них получат сумку. Если она является подарком за участие в активности, регистрацию или другое целевое действие, расчёт становится ещё точнее.

Ожидаемое количество получателей + обоснованный резерв = ориентировочный тираж.

Если экосумку получают первые 200 покупателей, тираж должен соответствовать именно этому количеству. Если подарок предусмотрен для каждого клиента, который совершит покупку на определённую сумму, количество сумок стоит прогнозировать по ожидаемому числу таких покупок.

То есть для открытия магазина важно учитывать не всех посетителей, а именно тех, кто по условиям акции должен получить сумку.

Для внутреннего мероприятия всё проще. Составьте список будущих получателей: сотрудники, партнёры, спикеры, гости.

Если количество участников ещё может измениться, предусмотрите небольшой резерв. Но заказывать значительно больше «на всякий случай» тоже не стоит.

Избыточный тираж — это не только дополнительные расходы. Если на сумке указана дата, название конкретного события или нанесён сезонный дизайн, использовать остатки позже может быть сложно.

В то же время заказывать ровно по одной сумке на каждого запланированного получателя тоже не всегда практично. Небольшой резерв поможет учесть изменение количества гостей или непредвиденные ситуации.

Оптимальный запас зависит от формата мероприятия, точности прогноза и возможности использовать остатки в будущем. Универсального процента для всех событий не существует.

Простой алгоритм

• Перед заказом ответьте на четыре вопроса:
• Кто получит сумку?
• Сколько таких людей ожидается?
• Как именно будут раздавать сумки?
• Можно ли будет использовать остатки после мероприятия?

После этого расчёт становится простым: количество запланированных получателей + отдельные категории гостей + обоснованный резерв = тираж.

И ещё один момент — сроки. Количество участников может изменяться практически до самого мероприятия, но производству требуется время на пошив, брендирование и доставку. Поэтому окончательный тираж необходимо определить заранее, сохранив возможность скорректировать его, если это позволяют сроки.

Мы в Lavasta Factory можем помочь подобрать оптимальный тираж под конкретный сценарий: достаточно рассказать, что это за мероприятие, сколько людей ожидается и как планируется раздавать сумки.